כל מערכת נשארת המקור הקובע למידע שלה
ה־CRM נשאר מקור המידע על הליד או הלקוח, היומן נשאר מקור המידע על הפגישה והמסמכים נשארים במקום שבו הצוות מנהל אותם. GIMMI מחבר את העבודה ביניהם לפי כללים שנקבעו מראש.
לפני כל חיבור מגדירים אילו נתונים נכנסים לתהליך, אילו פעולות נדרשות ואיפה צריך לעצור לאישור. ההתאמה נעשית למערכות ולחשבונות של העסק, ולכן בייעוץ בודקים גם את המוצר, סוג החשבון והגישה הזמינה.
סוכני AI לוואטסאפ ולמערכות ERP ו־CRM
סוכן AI לוואטסאפ (WhatsApp) יכול לקבל פנייה, לאסוף את הפרטים שנדרשים לתהליך ולהעביר אותם ל־CRM או לאדם המתאים. סוכני AI למערכות ERP ו־CRM מתוכננים סביב הנתונים והפעולות שהמערכת מאפשרת, ובהרשאות שהעסק אישר; הם אינם מחליפים את המערכות כמקור המידע הקובע.
ב־Priority ERP החיבור המוצג באתר קורא נתוני לקוחות, ספקים, הזמנות ופריטים, בהתאם להרשאות החשבון והמערכת. פעולות אחרות נבדקות לפי המערכת, סוג החשבון והגישה הזמינה. אפשר לראות איך החיבור נכנס לתהליך בעמוד פיתוח סוכני AI בהתאמה אישית ובמדריך על חיבור WhatsApp, CRM ויומן.
קטגוריות החיבורים שכבר פעילות
כל קטגוריות החיבורים שמוצגות באתר פעילות. הטבלה מתארת את התפקיד האפשרי שלהן בתהליך עבודה. החיבור המדויק נבחר לפי הכלים שכבר קיימים בעסק.
| קטגוריה | מה היא יכולה לעשות בתהליך | דוגמה |
|---|---|---|
| לקבל פנייה, לשאול שאלות, לשלוח עדכון או להעביר לאדם. | שיחה עם ליד לפני פתיחת רשומה. | |
| CRM | לקרוא ולשמור פרטי קשר, סטטוס, משימה והערה. | יצירת ליד ועדכון השלב הבא. |
| דוא״ל | לקלוט הודעה, להכין או לשלוח מענה ולתעד התכתבות. | מיון פנייה ושליחת אישור קבלה. |
| יומנים | לבדוק זמינות, לקבוע, לעדכן או לבטל אירוע לפי הרשאה. | תיאום פגישה ושמירת הקישור ב־CRM. |
| מסמכים וקבצים | לקרוא, לחלץ, ליצור או לשמור מידע ב-Google Drive, ב-OneDrive, בקובצי PDF ובקבצים אחרים. | הפיכת מסמך לשורות מסודרות לבדיקה. |
| תפעול | להעביר משימה, לעדכן מצב ולרכז הקשר בין מערכות. | פתיחת משימה לצוות עם כל הפרטים. |
| כספים | להעביר נתונים מאושרים, להכין בדיקה או לסמן חריגה. | התראה על נתונים שאינם תואמים לפני טיפול אנושי. |
 Priority ERP | קריאת נתוני לקוחות, ספקים, הזמנות ופריטים, בהתאם להרשאות החשבון והמערכת. | ריכוז פרטי הזמנה לצורך בדיקה ועדכון הצוות. |
| מערכות ERP | חיבור מערכות ERP נוספות דרך ה־API וההרשאות הזמינים בכל מערכת. | העברת נתונים מאושרים בין ה־ERP לתהליך העבודה של הצוות. |
כשאין חיבור מוכן מהמדף
GIMMI בונה גם חיבורים מותאמים דרך API, Webhook, קובצי CSV, העברת SFTP ומערכות פנימיות. בוחרים את הדרך הפשוטה והיציבה ביותר שהמערכת מאפשרת, בלי להוסיף שכבה חדשה אם החיבור הקיים כבר עושה את העבודה.
בייעוץ בודקים תיעוד, הרשאות, מגבלות קצב, מבנה נתונים ודרך בטוחה לבדיקה. אם מערכת לא מאפשרת פעולה מסוימת, מתכננים את התהליך סביב המגבלה ולא מבטיחים חיבור שלא קיים.
מי שולט בחיבורים ובהרשאות
הלקוח מחבר חשבונות שבבעלותו או שהוא מורשה לנהל. GIMMI מבקשת רק את הגישה שנדרשת לעבודה שסוכמה, והעובד פועל רק בשדות ובפעולות שאושרו. אפשר להגדיר נקודות אישור, מגבלות לפי משתמש וכללים להעברה לאדם.
סיסמאות ונתונים רגישים שלא דרושים לעבודה לא שולחים בצ׳אט. כשאפשר, משתמשים במסלולי הרשאה רשמיים של המערכת. מנהל מורשה יכול לבטל גישה, ואז הפעולה התלויה בה נעצרת ומציגה מצב ברור.
מה קורה כשמשהו משתבש
חיבור טוב צריך להבדיל בין פעולה חדשה לניסיון חוזר, לזהות מידע שכבר טופל ולשמור תיעוד שאפשר לבדוק. לכן מתכננים מזהים יציבים, מניעת כפילויות, מצבי הצלחה וכשל וניסיונות חוזרים רק כשהדבר בטוח.
אם מערכת חיצונית לא זמינה, נתון חסר או פעולה נדחית, התהליך לא מסמן שהעבודה הושלמה. הוא מתעד את המצב, עוצר בנקודה הנכונה ומעדכן את האדם שאחראי להמשך.
דוגמה: ליד מ־WhatsApp לפגישה מתועדת
- הודעה חדשה נכנסת ב־WhatsApp.
- העובד אוסף רק את הפרטים הנדרשים ובודק אם איש הקשר כבר קיים.
- נוצרת רשומה ב־CRM או שרשומה קיימת מתעדכנת, בלי ליצור כפילות.
- היומן מציע זמנים זמינים לפי הכללים שאושרו.
- לאחר בחירה, הפגישה נשמרת והסטטוס ב־CRM מתעדכן.
- אם חסר מידע או נדרש שיקול דעת, השיחה עוברת לאדם עם ההקשר שכבר נאסף.
זו דוגמה להמחשה. המבנה המדויק נקבע לפי המערכות, ההרשאות ודרך העבודה של העסק. המדריך על חיבור WhatsApp, CRM ויומן מפרט את התכנון, מניעת הכפילויות והבדיקות.
מה כדאי להביא למיפוי חיבורים
- שמות המוצרים והחשבונות שמשמשים את התהליך היום.
- אדם שמורשה לאשר את החיבור ואת היקף הגישה.
- דוגמה אמיתית למידע שנכנס ולתוצאה הרצויה.
- רשימת פעולות שמותר לבצע אוטומטית ופעולות שדורשות אישור.